Je hebt een geweldige presentatie voorbereid en gegeven. Je publiek schreeuwt om meer! Maar de tijd is om… Gelukkig heb je hand-outs afgedrukt.
Afgelopen dinsdag legde ik uit waarom het verstandig is om hand-outs te maken. De vraag is nu, wat zet je op de hand-outs? En hoe zorg je ervoor dat je hand-outs een aanvulling zijn op je presentatie?
Waarom standaard hand-outs niet werken
Je kunt natuurlijk snel hand-outs printen in PowerPoint, maar eerlijk gezegd maak je daarmee een wat luie indruk. Het kost minder dan een minuut om je dia’s naar een printer te sturen. Op de dia’s staat (meestal) niet veel meer dan hetgeen je vertelt en laat zien. Niet echt een gepaste aanvulling op je onvergetelijke presentatie!
Degenen die iets meer ervaring met PowerPoint hebben, denken wellicht de oplossing te hebben door een uitdraai te maken van dia’s inclusief de speaker notes. Maar waren die speaker notes nou niet net voor speaker’s eyes only? Dan zou je al twee versies van de presentatie moeten maken…
Als je dan toch aan de slag gaat, dan kun je misschien beter hand-outs op maat maken, los van het PowerPoint stramien. Bijvoorbeeld gewoon in Word of in Pages (op de Mac). Veel beter geschikt om documenten op maat te maken! En veel mensen kunnen hier ook flink beter mee overweg en daardoor ziet het er al snel een stuk verzorgder uit.
Wat zet je op je hand-out?
Hand-out workshop Tevredenheidsonderzoek MBO Raad (p1)
Nu we toch weer helemaal met een blanco canvas beginnen, kunnen we de toegevoegde waarde van de hand-out maximaliseren.
#1 Je naam en contactgegevens
Zet ergens op de hand-out je naam en contactgegevens, zodat je publiek jou kan vinden. Je weet niet waar ze je voor willen benaderen. Misschien willen ze je nog eens laten spreken, willen ze je voorstellen aan interessante relatie, of willen ze domweg producten van je kopen!
Welke informatie neem je op? Niet meer dan nodig. Je naam, bedrijfsnaam, e-mail en/of telefoonnummer en website van waaruit ze meer over jou kunnen vinden. Dat kan bijvoorbeeld een linkedin-profiel zijn, een persoonlijke website of een blog waar je regelmatig schrijft. Een foto maakt het geheel wat persoonlijker en helpt ze herinneren wie ze ook weer voor zich hadden.
#2 Jouw belangrijkste boodschap
Vat kort en bondig (maximaal een halve A4) je belangrijkste boodschap samen. Maak hier (in tegenstelling tot je dia’s) waar mogelijk gebruik van bullets.
#3 Details en cijfermateriaal
Handout workshop Tevredenheidsonderzoek MBO Raad (p2)
Een hand-out is een uitgelezen kans om de details voor geïnteresseerden op te nemen. In je presentatie staat alles ‘they need to know’. In je hand-out kun je nog wat ‘nice to know’ informatie opnemen. Voorbeelden zijn: tabellen met verkoopcijfers, grafieken van uitstootemissies, technische productspecificaties, etc. Tijdens je presentatie kun je verwijzen naar de hand-out voor de aanvullende informatie.
#4 Meer lezen?
Als het goed is, heb je een aantal mensen geïnspireerd die meer willen weten over wat je hebt verteld. Geef ze een paar aanknopingspunten in hun zoektocht. Verwijs bijvoorbeeld naar enkele goede boeken of websites. Walk that extra mile en geef ook aan wat jij er zo waardevol aan vindt.
#5 Kenmerkende beelden uit je presentatie
Gebruik een paar van de kenmerkende beelden die je in je presentatie ook hebt gebruikt. Dit helpt bij de herkenning en geeft een professionele en verzorgde ondersteuning van je totale boodschap. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een heel sprekende foto of een centrale grafiek.
Ten slotte
Natuurlijk zorg je ervoor dat je hand-out er net zo verzorgd uitziet als de dia’s die je voorbereid hebt! Je publiek zal de moeite waarderen.
Ohja, nog een voorbeeld
Hand-out presentatie Tevredenheidsonderzoek MBO raad (18-03-2010, 857.79 kB) - Hand-out bij de presentatie van Joeri Cox voor kwaliteitsmanagers van ROC-instellingen in Nederland.
