Een presentatie laten maken is een investering. Blijkbaar is de presentatie voor jou waardevol genoeg om je te oriënteren op hulp van een extern bureau. Des te belangrijker is het dat je de juiste keuze maakt. Waar moet je op letten bij het beoordelen de opties? Hoe maak je de juiste keuze?
Op basis van onze ervaring hebben we een checklist samengesteld die jou helpt de juiste keuze te maken; Waar moet je op letten als je je oriënteert op het laten maken van je (PowerPoint-)presentatie?
Disclaimer
Ja, wij maken zelf ook presentaties (meer hierover onder Diensten). Maar dat wil niet zeggen dat iedereen bij ons aan het juiste adres is. Juist voor iedereen die zich nog aan het oriënteren is, kan deze lijst helpen. Alles voor de beste match!
Het overzicht hierna geeft een aantal aandachtspunten waar je misschien op voorhand niet aan zou denken bij het selecteren van een partij om je te helpen.
Aan het eind van het artikel kun je een checklist downloaden voor je eigen gebruik!
1. Kennis van jouw business is geen voorwaarde
Wanneer je een partij zoekt die echt met jou mee kan denken, is kennis van jouw business en klanten relevant. Alleen op die manier kunnen ontstaan doordachte en goede ideeën.
Niets is zo frustrerend dan wanneer je constant het gevoel hebt dat je iemand letterlijk moet aansturen. Wanneer je iemand in huis haalt om je te helpen, dan zoek je een partner die met je mee denkt en jou, jouw taal en jouw behoeftes begrijpt.
Het lijkt misschien handig wanneer die partij al specifieke ervaring en kennis heeft, maar juist brede ervaring en kennis kan bijdragen aan een out-of-the-box en frisse presentatie. Houd daar ook rekening mee!
Staar je dus niet blind op de aanwezigheid van specifieke kennis van jouw sector. Jij bent immers die specialist. Beter let je op hoe makkelijk je met de partij tot verfrissende en gestructureerde ideeën kunt komen.
Checklist business-kennis
de reeds aanwezige kennis en ervaring van de contactpersoon die u zal helpen met uw verhaal;
de manier van werken en hoe daarmee de benodigde kennis van jouw business opgehaald en gestructureerd zal worden geordend;
de gebruikte aanpak om een goed beeld te krijgen van jouw publiek zodat het verhaal daarop afgestemd kan worden.
2. Expertise in presentaties vergroot jouw kans op succes
Een presentatie is een unieke vorm van communicatie; het intermenselijke contact tussen spreker en publiek maakt het anders dan een website, of video of brochure.
Onderschat dat niet! Een presentatie opzetten vraagt een andere aanpak dan een marketing-campagne, met andere kansen en technieken.
Hoewel visuele ondersteuning geen voorwaarde is, kan het een verhaal van de spreker wel verduidelijken.
Deze unieke kenmerken vraagt een specifieke combinatie aan expertisen; van overtuigend debatteren, visual storytelling tot grafisch ontwerp.
Checklist expertise
Probeer een beeld te krijgen in welke mate deze expertises aanwezig zijn. Beoordeel hiervoor bijvoorbeeld:
het eerdere werk in het portfolio;
de veelzijdigheid en specialisatie van het team dat aan je presentatie zal werken;
de mate van expertise in specifiek het maken van presentaties.
3. Eindproduct en aanvullende service aansluitend op jouw behoefte
Wat heb je voor ogen? Het is een groot verschil of je alleen maar iemand zoekt die technisch een presentatie voor je (af)maakt in PowerPoint, een eigen creatief concept voor je presentatie wilt, of dat je van A tot Z begeleiding wilt in het verhogen van de kwaliteit van presentaties van een verkoopteam.
Probeer te bedenken op welke manier jij ontzorgd zult zijn: met alleen een PowerPoint-presentatie, of zoek je ook een sparringpartner om de inhoud aan te scherpen? En hoe zorg je dat alles wat je nu oppikt straks na het project beklijft?
Checklist aansluiten op behoefte
Bespreek je behoeften en beoordeel wat deze partij je niet alleen nu, maar ook straks zou kunnen bieden;
Heb je het vertrouwen dat je uit de voeten kunt met wat je uiteindelijk opgeleverd krijgt? Is een ‘platte’ PowerPoint voldoende, of heb je net iets meer nodig?
Hoe weet je zeker dat het eindproduct op jouw computer ook werkt en je het op de juiste manier kunt bedienen?
4. Goede samenwerking en vertrouwen: want… wat als het niet zo is?
Misschien wel een van de belangrijkste aspecten is de wijze van samenwerken. Het eten in een restaurant kan prima zijn, als de bediening waardeloos is, wil je misschien toch verder kijken.
Kies voor een partij waar je je op je gemak voelt. Ze gaan immers toch aan de slag met iets dat kostbaar is – en vaak ook vertrouwelijk.
Checklist samenwerking
Simpele indicatoren en een onderbuikgevoel kunnen hier leidinggevend in zijn:
Hoe ervaar je het eerste contact?
Spreekt de offerte je aan? Sluit het aan bij wat je zoekt?
Heb je het gevoel dat ze in jouw belang werken en denken? Stellen ze zich flexibel en klantgericht op?
Komen ze gemaakte afspraken na?
Willen ze (indien nodig) een NDA afspreken en zijn procedures ingeregeld voor bewaking van de vertrouwelijkheid?
Zijn er korte lijnen en kun je snel (en rechtstreeks) schakelen met de mensen in het team?
Als deadline cruciaal is; is er voldoende capaciteit om bij te springen wanneer dat nodig is?
Zijn er geen taalbarrières?
5. Randvoorwaarden: wat als het net even anders loopt?
En ten slotte zijn er randvoorwaarden. Natuurlijk is daar de prijs, maar die is lastig te vergelijken; je krijgt immers zelden (exact) hetzelfde. Houd er rekening mee dat je appels en peren moet vergelijken en beoordeel altijd prijs in relatie tot de aanpak en het gebodene. Bekijk als je vergelijkt wat je meer aanspreekt en jou vertrouwen geeft.
Checklist randvoorwaarden
Maar kijk ook altijd verder naar de randvoorwaarden:
Is de opdracht fixed price?
Welke garanties worden gegeven?
Wat als blijkt dat de presentatie in de praktijk toch niet zo goed werkt?
Welke beperkingen geven ‘de kleine lettertjes’ en wat betekent dat als je ervan af wilt (of noodgedwongen moet) wijken?
Uiteindelijk: wie ga je jouw presentatie laten maken?
Wanneer je je voor het eerst oriënteert op de mogelijkheden om een presentatie door een externe partij te laten maken, zul je ontdekken dat het lastig kan zijn om hierin een goede keuze te maken.
Het belangrijkste is dat je er vertrouwen in hebt dat je met deze partij het eindproduct krijgt dat het beste bij jou past. Jouw presentatie is tenslotte jouw visitekaartje en jouw kans om een verschil te maken. Of het nu je algemene bedrijfspresentatie is die honderden keren gebruikt zal worden of die ene keynote-presentatie voor een groot auditorium. Denk er niet te licht over en zorg dat je die kans pakt.
Hoe beter het lukt om vooraf je wensen duidelijk te krijgen in gesprek met de partijen, hoe concreter een voorstel zal zijn en hoe meer gevoel je kunt krijgen bij de verschillende aspecten van de samenwerking.
De aandachtspunten hierboven geven een handvat om de juiste afweging te maken. Ze zijn gebaseerd op onze jarenlange ervaring in het helpen sprekers een goede keuze te laten maken. Ik hoop dat ze jou ook helpen om een afgewogen beslissing te nemen in door wie je je presentatie zult laten maken.
Download de checklist
Om je op weg te helpen, hebben we bovenstaande aandachtspunten in een handzame checklist verwekt. Die kun je printen en bij de hand houden om de verschillende opties te evalueren. Succes met kiezen!
Download checklist
Vul je e-mailadres in en ontvang de checklist direct per e-mail!
Over de auteur
Arnout Drenthel
Arnout Drenthel (MSc) is een van de ±30 Certified Presentation Specialists wereldwijd. Hij helpt organisaties en sprekers bij het ontwikkelen van een presentaties die meer resultaat bereiken. "Het moment dat een spreker ervaart hoe het is om anderen te inspireren; dat is magisch. Dan gebeurt er echt iets. En het is geweldig om daar aan te mogen bijdragen."
Arnout is mede-oprichter van Bento Presentaties.
