Artikel over presenteren voor een kleine groep

Presenteren voor een kleine groep: Waarmee doe je dat?

Arnout Drenthel Opinie-artikel, Presentatie-tips

Ooit gedaan, presenteren voor een kleine groep? Nog best lastig hé? Ik bedoel: een grote groep is makkelijk. Dat is een redelijk standaard recept: Presentatie, laptop, scherm. En aan tafel zittend tegenover 1 of 2 mensen is een iPad met bijvoorbeeld Keynote, PowerPoint of Prezi een prima presentatie-middel. Maar tegenover kleine groepen van drie tot acht toehoorders…? Laat je je dure iPad dan van hand tot hand gaan?

Nee. Het komt niet alleen wat knullig over, je moet ook wachten tot iedereen alles gezien heeft. En de kans bestaat dat je toehoorders door je presentatie gaan lopen. En soms ook wel belangrijk in hierarchische organisatie-culturen: aan wie geef je als eerste je iPad?

Kortom: één iPad delen is het eigenlijk ook niet. Maar wat dan wel?

Presenteren aan een kleine groep?

Kleine groepen zijn sowieso lastig. Ga maar na: ga je staan of blijf je zitten?

Maar als het op presentatie-hulpmiddelen aankomt, dan helemaal.

Maar wat vaak wordt die vraag 1-op-1 vertaald naar de vraag: welke presentatie-app heb ik nodig voor zo’n kleine groep?

En om eerlijk te zijn, denk ik niet dat dat helemaal de juiste vraag is.

We stappen namelijk te snel over de belangrijkste uitgangspunten heen:

  • Kun jij zodanig overweg met de tool dat je een goede presentatie kunt voorbereiden?
  • Kun je erop vertrouwen dat het altijd werkt? (Nee echt. Altijd.)

Want als de flitsende oplossing die jij voor ogen hebt, daar niet aan voldoet… hoe denk je dan nog fatsoenlijk voor de dag te komen?

Jouw prospect of klant waarvoor je presenteert, zit niet op fancy speeltjes te wachten (die misschien wel of niet werken), maar op oprechte aandacht en contact.

Laat jouw presentatiemiddel niet het contact tussen jou en je publiek verbreken omdat het jouw aandacht opeist (om het te laten doen wat het zou moeten doen).

Voorwaarde 1: Kies iets wat jij goed kunt voorbereiden

Kies voor een oplossing die jij beheerst. Ga niet experimenteren met apps die je niet in je vingers hebt, just for the sake of looking innovative.

Het geeft een beter beeld als je goed voorbereid komt in ‘good old’ PowerPoint dan wanneer het dat niet is in Showpad, Slideshark, Prezi of Flowboard.

Kies voor een oplossing die je goed kunt voorbereiden. En doe dat dan ook.

Voorwaarde 2: Kies iets dat werkt. Altijd. Overal.

Murphy is genadeloos als jij het op plug and pray laat aankomen… Dus kies iets wat binnen een halve minuut op te zetten en werkend te krijgen is.

Oh, en reken er maar niet op dat er een internet-verbinding voor je is. Of bereik op je GSM. En die verlichting, die kan niet uit nee.

Dus je hebt een robuuste oplossing nodig, waar je je niet druk om hoeft te maken, zodat de aandacht naar je klant uit kan gaan.

Dus…. toch papier?

Toegegeven, er is weinig zo betrouwbaar als good ol’ papier wanneer het op presentatiematerialen aankomt. Een goede hand-out is zeker te maken. Maar het heeft ook een tikje een stoffig imago. Dat kan best wat moderner. Zolang het maar aan de twee voorwaarden hiervoor voldoet.

Want met een moderne iPad en een bomvolle App store, lijkt het slechts een kwestie van de juiste app kiezen.

En daar ligt dan gelijk ook de valkuil.

Omdat sprekers zo graag hip en onderscheidend willen zijn, is de vraag niet meer ‘Hoe gaan we presenteren?’, maar ‘Welke app heb ik nodig?’. Of erger nog: ‘Welke app is het meest vernieuwend?’.

Ons advies is altijd: Keep it simple, stupid!

Het moet gewoon werken. En beter low-profile steengoed, dan high-tech in zeven sloten tegelijk lopen. Want je toehoorder vind het fijner om alle aandacht van de spreker te krijgen, dan dat hij naar een blitskikker zit te kijken die alleen maar bezig is om die gadget te laten doen wat het moet doen.

Dus, wat kies je dan wel?

Presenteer op meerdere iPads tegelijk met ‘Idea Flight’ of ‘Minute’

Schrijf de iPad nog niet af. Want hoewel één iPad niet voldoende is, zijn meerdere dat misschien wel: geef elke toehoorder een iPad. Toegegeven; aan een stapeltje iPads zit natuurlijk wel een prijskaartje…

Ik ken op dit moment twee apps die voor een presentatie meerdere iPads kunnen koppelen: Idea Flight en Minute.

Het principe van beide apps is gelijk: elke deelnemer krijgt een iPad en de iPads zijn met elkaar verbonden via een draadloze verbinding. (Waarschuwing: Bluetooth heeft de voorkeur omdat WiFi niet altijd beschikbaar is, maar is in onze ervaring ook niet altijd even betrouwbaar…)

En hier ook meteen een groot risico: test het opzetten van de verbindingen vooraf en zorg dat je weet hoe je om moet gaan met alle onhebbelijkheden ervan!

Bij Idea Flight stuurt één iPad (de ‘pilot’) maximaal 15 andere iPad-schermen aan (de ‘passengers’). Wanneer de pilot het toestaat, kunnen de passengers zelf door de presentatie bladeren.

Overigens zijn alleen ‘platte’ PDFs te gebruiken als presentatie-materiaal. Voornamelijk statisch dus zonder dia-overgangen en opbouwende grafieken.

Een nadeel van Idea Flight: het lijkt een aflopende zaak. De app is nog te downloaden in de App Store, maar is sinds 2013 al niet meer bijgewerkt. En de website is inmiddels ook niet meer te bereiken. Dus dat belooft weinig goeds voor de toekomst…

Minute daarentegen is (pas) sinds 2014 op de markt. Deze app lijkt op Idea Flight, maar Minute gaat verder dan dat. De app is gericht op vergaderingen en de functies ervan richten zich dus voornamelijk daar op (agenda, to-do’s, etc). Presenteren is daar slechts een onderdel van.

Een grote waarschuwing blijft op z’n plaats: dit type apps kennen maar een beperkte markt, wat de ontwikkeling op langere termijn onduidelijk maakt. Idea Flight lijkt al te zijn gestopt en Minute moet zich in die zin ook nog bewijzen. En heeft het zin om je nu volledig te storten op een app die volgend jaar misschien niet meer bestaat?

De conclusie is: ja, presenteren met meerdere iPads is mogelijk en het zou een goede oplossing zijn voor presenteren aan kleine groepen. Er zitten echter nogal grote kosten en risico’s aan.

Groots presenteren voor een kleine groep met een moderne beamer

Terwijl iedereen zich verlekkert aan alle nieuwe iPad-apps die uitkomen, staan de ontwikkelingen in de beamer markt ook zeker niet stil.

Sterker nog: ik denk dat hier voor veel presentatoren de beste oplossing ligt.

Aaxa M2 mini-projector

Er zijn tegenwoordig hele compacte beamers (zogenaamde mini beamers, micro-projectors en zelfs pico-projectors) te krijgen die makkelijk in een handpalm passen en een heel behoorlijk beeld geven.

Overigens geven de allerkleinste modellen (de pico-projectors) die werken op een accu te weinig licht. Ze passen weliswaar in je broekzak en het zijn leuke gadgets, maar voor een professionele presentatie zijn ze niet geschikt.

Als je een compact model zoekt, ga dan voor een mini-beamer en kies zo groot mogelijke lichtsterkte (aangeduid in lumen). Maar zelfs bij de krachtigste mini-beamers moet je er rekening mee houden dat je de ruimte enigszins zult moeten verduisteren om een goed beeld te krijgen.

Normale, short throw en ultra short throw beamers

Daarnaast zijn er ook steeds meer beamers die al op bijzonder korte afstand (minder dan 1 meter) al een hele grote projectie op de muur kunnen geven, de zogenaamde short throw-beamers.

Presenteren-met-een-beamer is dus al lang niet meer: een grote extra tas rondzeulen, een verlengsnoer en een brullend bakbeest midden op de tafel.

Wanneer je dan de beamer aansluit op een iPad (bijvoorbeeld via deze HDMI-verloopkabel), heb je een bijzonder eigentijdse, compacte en hele werkzame oplossing.

Geen gedoe met draadloze verbindingen en letterlijk plug and play. En met Keynote of PowerPoint op de iPad kun je een prima presentatie voorbereiden op je laptop of desktop.

Denk aan 2200 á 3000 ANSI lumen voor een ‘normale’ presentatie-beamer waarbij je zeker weet dat je ook in lichte vergaderruimte een zichtbaar beeld kunt projecteren.

(Meer lezen over beamers? Lees dan ook het uitgebreide beamer-artikel van Thijs Schouten. Of lees onze review van Beam, misschien wel de revolutie in beamerland..?)

Conclusie

Staar je niet blind op iPad apps wanneer je gaat presenteren voor een kleine groep. Er zijn (op dit moment) nog geen bewezen en betrouwbare oplossingen die passen bij een presentatie aan een kleine groep.

Kies liever voor een compacte combinatie van een laptop (of iPad) met een beamer. Niet alleen is het een goedkopere oplossing, het is een techniek die al jaren in ontwikkeling is, redelijk betrouwbaar en voor de meeste sprekers beter voor te bereiden.

 

Over de auteur

Arnout Drenthel

Arnout Drenthel (MSc) traint en adviseert organisaties en sprekers bij het ontwikkelen van een overtuigende, doelgerichte en heldere presentatie; in woord en in beeld. “Het moment dat een spreker ervaart hoe het is om anderen te inspireren; dat is magisch. Dan gebeurt er echt iets. En het is super om daar aan te mogen bijdragen.”
Arnout is mede-oprichter van Bento Presentaties. Gek op gadgets, quantified self, en complexe uitdagingen.

Ook interessant:

  • Blogartikel - presenteren met de reality check

    Als je met je presentatie je publiek weet te bespelen, hangen ze al snel aan je lippen. Maar hoe krijg je ze zover dat je overtuigt en dat ze jouw…

  • Presenteren en flirten

    Wanneer je een bedrijfspresentatie geeft, doe je er goed aan om een relatie op te bouwen met je publiek. Meestal willen ze immers pas verder met je, als ze je vertrouwen…

  • Blogartikel PowerPoint-presentatie op de iPad

    Jamie Garroch ging op zoek naar het antwoord op de vraag: "Hoe kan ik mijn PowerPoint-presentatie op de iPad afspelen?". Hij onderzocht zes manieren: Converteer de PowerPoint naar een video Converteer…