Maanden voorbereiding zit in jullie aanbod. Het is loon naar werken als je dan wordt geselecteerd voor de volgende ronde. Je tender-presentatie is dan de laatste brug naar het winnen van jullie volgende deal. Voor dat laatste, cruciale uur laat je dan niets aan het toeval over.
Toch worstelen veel bid-managers en sales-professionals met de vraag: hoe bereid je je voor op een tender-presentatie die niet alleen indruk maakt, maar ook de deal sluit?
Dat is waarom we dit artikel hebben gemaakt – een grondige gids met de ultieme voorbereiding voor een tender-presentatie.
Of je nu een beginner bent of een ervaren professional, in deze gids vind je inzichten en technieken die jou helpen om jullie presentatie naar een hoger niveau te tillen.
Het zijn inzichten die we op basis van onze jarenlange ervaring zelf ook dagelijks gebruiken bij het ontwikkelen van tender-presentaties:
Technieken voor een winnende tender-presentatie
- Maak een goede publieksanalyse
- Analyseer de uitvraag voor de presentatie
- Eerst inhoud, dan PowerPoint, dan trainen
- Mik op 60% van de toegewezen tijd
- Bedenk hoe je je aanbod ‘framet’
- Maak duidelijk ‘waarom nu?’
- Maak de structuur zo duidelijk mogelijk
- Eén duidelijke boodschap
- Noem niet alleen voordelen
- Beperk lijstjes tot de sterkste punten
- Versterk jullie relatie
- Prikkel het brein op de juiste manier voor aandacht…
- …maar vermoei het brein niet
- Houd dia’s eenvoudig
- Meer autoriteit met goede vormgeving
- Maak een goede hand-out
- Kies de juiste spreker(s)
- Maak beter gebruik van je stem
- Gebruik non-verbale communicatie
- Oefen je presentatie meerdere keren
- Plan voldoende voorbereidingstijd…
Wil je weten hoe goed je er nu (al) voor staat? Doe dan onze Readiness Scan. Daarmee krijg je in 2 minuten een goed beeld hoe goed je bid-presentatie is. Wil je diepte in, lees dan verder:
Mind Shift: je bid-presentatie gaat niet om jou en je aanbod 🤯
Veel van onderstaande technieken zullen niet werken wanneer je nog in de veronderstelling verkeert dat je bid-presentatie draait om jou en je aanbod.
Jij bent niet de ster in de presentatie voor een aanbesteding, tender of RfP. Zelfs je aanbod niet. De potentiële opdrachtgever en zijn zoektocht staat centraal.
Jij bent daar slechts om de beoordelingscommissie te helpen een goede keuze te maken; om ze te helpen de mogelijkheden goed te zien. En om ze te motiveren en overtuigen van wat jij ziet.
En daarom speelt communicatiepsychologie misschien wel een grotere rol in het winnen van de presentatieronde dan rationele argumenten en afwegingen. Want als het zo rationeel zou zijn, was een presentatie-ronde niet meer nodig.
Daarom begint je voorbereiding met… je publiek.
Maak een goede publieksanalyse
Voor je kunt bepalen wát je moet vertellen, moet je eerst goed weten aan wie je het vertelt. En vooral: waar hun aandacht naar uit zal gaan.
Een goede publieksanalyse is daarmee essentiëel, maar een stap die vaak wordt overgeslagen of niet goed wordt uitgevoerd.
Breng in kaart aan wie je de presentatie geeft. Is dat de hele beoordelinsgcommisie, of zullen nog meer mensen met invloed aanwezig zijn? Noteer de namen en functies.
Bedenk dan per persoon:
- Wat is hun job-to-be-done?
- Wat is hun echte (onderliggende) probleem?
- Welke pijnpunten zijn relevant?
- Wat hopen ze te bereiken (met de tender of RfP)? Wat zijn hun ambities en dromen?
- Welke bezwaren hebben ze? Welke twijfel en eerdere ervaringen spelen een rol?
- Welke emotie speelt een rol? Hebzucht? Angst? Erbij willen horen?
- Welke overeenkomsten heb jij met hen?
- Wat hebben zij onlangs bereikt? Wat waren mijlpalen?
- Waar zijn ze (uitzonderlijk) goed in? Wat valt jou op aan hun werk, bedrijf of team?
- Waarom doen zij hun werk? Wat is hun drijfveer?
Analyseer de uitvraag voor de presentatie
Vaak komt de uitnodiging voor de presentatie met een uitvraag: de beoordelingscommissie wil in ieder geval A, B en C horen in je presentatie.
Zorg dan ook dat A, B en C (en bij voorkeur ook in die volgorde) kraakhelder aan bod komen.
Geef duidelijk aan wanneer je zult behandelen. Zo maak je het voor het brein van je publiek eenvoudiger om op het juiste moment ‘aan’ te gaan. Minder vermoeiend, veel prettiger.
Eerst inhoud, dan PowerPoint, dan trainen
Een presentatie heeft drie fundamentele pijlers:
- De inhoud: dat wat je vertelt
- De dia’s: wat je daarbij laat zien
- De spreker: hoe hij/zij de presentatie overbrengt
En dat is gelijk de volgorde waarin je de bid-presentatie voorbereidt. De spreker moet kunnen oefenen met de dia’s en de dia’s kun je niet maken voor je weet wat je gaat vertellen.
En elke pijler kun je heel gericht voorbereiden en vraagt specifieke vaardigheden en inzichten.
En laat je niet verleiden om alles door elkaar en heen en weer voor te bereiden. Focus.
Mik op 60% van de toegewezen tijd
“Nou, ik zou willen dat die presentatie nog 10 minuten langer had geduurd!”
– Niemand (nooit)
Staat er een uur voor je presentatie? Mik op 35 minuten.
Staat er 45 minuten voor je presentatie? Mik op 27 minuten.
Zorg dat je nooit uitloopt. Nooit.
Als je korter plant dan je op papier is toegezegd, dan:
- Loop je niet uit de tijd;
- Ervaar jij geen stress als blijkt dat je pas 5 minuten later kunt beginnen;
- Is er meer tijd voor waardevolle interactie;
- Krijg je minder ruimte voor minder relevante inhoud en overkill.
Bedenk hoe je je aanbod ‘framet’
Je aanbod kun je heel rationeel uitleggen. Maar neutrale (vaak: rationele) woordkeuze is veilig en saai. En het overtuigt niet.
Door kleur te geven aan je uitleg trigger je in no-time allerlei associaties en emoties. En dat kan je aanbod net helpen om de gewenste breinpositie te bereiken.
Dat kun je bijvoorbeeld doen door:
- Een eenvoudige, beeldende metafoor te gebruiken;
- In plaats van de focus te leggen op het ‘verlies’, te praten vanuit de ‘winst’.
Maak duidelijk ‘waarom nu?’
Dit is alleen voor presentaties relevant, waarin ‘nog even niets doen’ ook een mogelijke keuze van de klant is. Bijvoorbeeld voor een investment pitch.
Maak aan het begin duidelijk aan de investeerders dat nu het perfecte moment is om ‘ja’ tegen je aanbod te zeggen.
Beschrijf deze perfect storm door te laten zien welke 1. maatschappelijke ontwikkelingen, 2. economische krachten en 3. technologische innovaties ‘nu’ hét moment maken om niet de boot te missen.
(Meer weten? Lees het boek ‘Pitch Anything’ van Oren Klaff.)
Maak de structuur zo duidelijk mogelijk
Maak het voor je publiek zo eenvoudig mogelijk om te weten waar je bent in je verhaal.
Kies daarvoor een duidelijke structuur en ondersteun die in beeld. Laat je ‘agenda’ regelmatig terugkomen in beeld. Bijvoorbeeld wanneer je overgaat naar het volgende onderwerpen. Of zorg voor een visuele agenda die constant in beeld blijft.
En bij voorkeur zijn ook de punten van de beoordelingscommissie in de uitvraag voor de presentatie daar duidelijk in te herkennen.
Eén duidelijke boodschap
Wat nu, als jij kon bepalen welke ene zin je beoordelingscommissie onthoud na je presentatie?
Dat doe je met je kernboodschap. Heb je die duidelijk geformuleerd?
Het is helaas niet helemaal zo eenvoudig als ‘kies ons’. Geef het hoofdargument mee (dat bijvoorbeeld inhaakt op een concreet pijnpunt) en verwerk het in een consequentie.
Formuleer hem als volgt:
“[duidelijke actie], want anders [consequentie]”
Bijvoorbeeld:
- “Om het sluiten van winkels te voorkomen, zou u de voorkeur moeten geven aan ons kassasysteem”
- “Wanneer u voor ons verzekeringspakket kiest, voorkomt u dat duizenden handmatige mutaties moet doen.”
Zorg dat je kernboodschap zo eenvoudig mogelijk is, zodat het voor het brein minder moeite kost om het te verwerken.
En verwerk hem op verschillende punten in de presentatie van je bid. Pas op je kernboodschap de kracht van herhaling toe.
Noem niet alleen voordelen
Je komt betrouwbaar over als je me ook de keerzijde laat zien. Voorkom pitches die te goed klinken om waar te zijn. Die wekken argwaan. Terecht waarschijnlijk.
Zet tegenover een aantal voordelen ook een nadeel. Kies een nadeel dat voor de hand ligt:
“Deze oplossing vraagt waarschijnlijk een wat hogere investering nu, dan wat andere partijen u zullen aanbieden…”
Nadeel benoemd: check. Betrouwbaarheid: groter.
En jouw bijkomende voordeel: jij bent nu in control om het het nadeel te framen, zodat het in het brein gelijk wordt geminimaliseerd:
“… maar dat verdient u binnen 18 maanden terug, doordat u uw licentiekosten over 3 maanden al kunt afbouwen.”
Beperk lijstjes tot de sterkste punten
Heb jij wel 10 argumenten (of: voordelen of mooie features) die je kunt noemen? Benoem ze niet allemaal!
Naast dat het waarschijnlijk saai wordt, krijgt je totale pleidooi (lijstje) het gewicht van het gemiddelde argument dat je geeft.
En omdat niet al je argumenten even overtuigend zullen zijn, trekken de zwakkere argumenten de overtuigingskracht naar beneden. Je eind-beoordeling van het totaal is het gemiddelde van alle argumenten.
Vaak zijn 3 of 4 allersterkste argumenten genoeg om te overtuigen. Durf te kiezen, zodat je uitkomt op een hogere gemiddelde eind-beoordeling.
Versterk jullie relatie
Onderzoek laat zien dat meer dan twee keer zo vaak zakelijke deals gesloten worden, wanneer een relatie als sterk wordt ervaren. Een sterke relatie geeft ons immers meer vertrouwen.
Dit zijn drie ‘relatiebouwers’ die je kunt verwerken in je presentatie waarmee je de relatie met je publiek versterkt:
- Overeenkomsten ervaren; vertel bijvoorbeeld over vergelijkbare achtergronden, interesses of waarden.
- Waardering krijgen; complimenteer je klant met hun prestaties, hun intelligente vragen, of prettige cultuur.
- Beide werken aan hetzelfde belang of doel – Maak duidelijk waarom je iets doet: wat is het grotere belang of doel? Laat zien dat jullie niet tegen elkaar werken, maar in feite mét elkaar.
Prikkel het brein op de juiste manier voor aandacht…
Dopamine en noradrenaline zijn neurotransmitters die zorgen dat ons brein geactiveerd wordt en aandacht heeft.
Dopamine wordt getriggerd door (de anticipatie op) leuke, fijne en nieuwe dingen. Nog een reden om je presentatie fijn halfuur te laten zijn. Gebruik daarom mooie beelden, relevante inzichten en gebruik technieken uit storytelling voor een interessante spanningsboog.
Noradrenaline maakt ons alert wanneer we gevaar zien. Verwerk daarom expliciet de pijnpunten en risico’s in je presentatie om het brein te prikkelen.
Het oerbrein van je publiek kan niet anders dan alert worden wanneer je praat over hun problemen en angsten.
Maar er zijn meer technieken die het brein activeren. Een retorische vraag bijvoorbeeld kan door het brein bijna niet genegeerd worden om kort actief na te denken over het onderwerp.
…maar vermoei het brein niet
Een brein dat informatie moet verwerken (opnemen, een mening over vormen, proberen te onthouden) verbruikt heel veel energie.
Het overlevingsprincipe is dat het brein daarom liever lui is, dan moe. Een dag vol belangrijke presentaties vraagt veel van het brein van je publiek.
Houd het daarom duidelijk en eenvoudig. Om te beginnen:
- Zet alleen relevante informatie in beeld;
- Gebruik korte zinnen in heldere taal;
- Gebruik een duidelijke structuur voor je presentatie;
- Laat korte pauzes vallen als spreker, zodat je publiek belangrijke punten goed kan verwerken;
- Bij impliciete conclusies moet het brein van je publiek zelf nadenken wat dat voor ze betekent. Help je publiek door conclusies expliciet te benoemen.
Houd dia’s eenvoudig
Bij een presentatie is de functie van de dia’s om het verhaal van de spreker te ondersteunen. Ze spelen een bijrol. De hoofdrol is voor de spreker.
Daarom moeten dia’s niet concurreren met de spreker om de aandacht van het publiek.
Zorg daarom ervoor:
- Dat ze niet afleiden door irrelevante animaties en beelden die meer vragen oproepen dan beantwoorden.
- Eén boodschap per dia hebben: meerdere boodschappen verspreid je over meerdere dia’s.
- De informatie die na een klik op een dia verschijnt, binnen 3 seconden duidelijk is. Schrap details, maak het visueel en bouw kliks in om het verschijnen van informatie op de dia te doseren.
Meer autoriteit met goede vormgeving
Het totale plaatje heeft invloed op hoe mensen jou inschatten: hoe je praat, hoe goed je luistert, de kleding die je draagt, de foute grappen…
…maar ook hoe zorgvuldig je materialen zijn. Het geeft aan hoe serieus je het moment neemt en hoe professioneel je de dingen aanpakt.
De klant zoekt bewust en onbewust naar signalen over wat ze mogen verwachten in de samenwerking. Een presentatie bij een RfP of tender gaat daarom absoluut ook over ‘het onderbuikgevoel’.
En dan is het heel simpel. Met elke prettige ervaring stijgt je autoriteit. Met elke klungeligheid daalt die.
Dus spelfouten ondermijnen je autoriteit en met een professioneel vormgegeven PowerPoint-presentatie scoor je in het onbewuste brein dikke punten.
Het mooie hiervan: deze punten kun je in alle rust tot in de puntjes voorbereiden. Er is geen reden om die punten niet te scoren.
Daarnaast geven ze jou meer zelfvertrouwen en plezier in het presenteren, wat voor je publiek ook weer een prettige ervaring is.
Maak een goede hand-out
Laat nooit je gepresenteerde PowerPoint achter als hand-out. Goede dia’s vertellen immers als het goed is niet het hele verhaal; dat deed immers de spreker.
Toch is een hand-out zeker waardevol. Want na een volle dag presentaties aanhoren, is het voor een beoordelingscommissie prettig om concrete handvatten te hebben voor de interne evaluatie.
Dus help ze in hun proces: geef ze een hand-out.
Maar zorg dat je bent voorbereid en biedt een beter alternatief: een duidelijk document die gemaakt is als optimale hand-out.
Met puntsgewijs de hoofdboodschap en subboodschappen uitgeschreven, logisch opgebouwd, met de belangrijkste visuals duidelijk op een rij. En wederom natuurlijk professioneel vormgegeven.
1.000 × beter dan een nietszeggende serie dia’s, waar ze het verhaal en de kernboodschap zelf bij moeten reproduceren.
Kies de juiste spreker(s)
Laat je de vlotte babbelaar (niet zelden de sales-professional) aan het woord, of kies je voor inhoudsdeskundige experts (die net wat minder prettig kunnen presenteren) om toch jullie vakkundigheid te onderstrepen?
Of beide?
Er is geen pasklaar antwoord op, maar deze vuistregels helpen je op weg:
- Laat bij voorkeur een ervaren en goede spreker openen en afsluiten.
- Kies er eventueel voor om een expert een specifiek inhoudelijk stuk te laten presenteren.
- Zet niet meer dan 3 verschillende sprekers in een halfuur voor de groep.
- Wees je bewust dat een nieuwe spreker weliswaar helpt om de aandacht erbij te houden (het geeft een dopamine-shot door wat nieuws), maar het kost je publiek ook even tijd kost om er weer op af te stemmen.
- Oefen de wisseling tussen sprekers goed, tot natuurlijk voelt en vloeiend gaat.
- Laat in ieder geval niet ‘eerlijk’ het argument zijn om iedereen een stukje te laten presenteren. Het gaat om wat het beste is voor je publiek; niet wat het aardig is voor je team-leden.
Maak beter gebruik van je stem
De spreker is het belangrijkste point of communication in een presentatie. En van de spreker is de stem is het primaire instrument om de boodschap over te brengen.
Veel mensen denken niet na over hoe ze hun stem beter kunnen inzetten.
- Een zachte stem is moeilijk te verstaan en komt niet overtuigend over.
- Een monotone stem is moeilijk om te blijven volgen, omdat we niet geholpen worden om de kern eruit te halen.
- En een te snelle spreker maakt het lastig om bij te blijven bij wat je vertelt.
Zet bewust je presentatie-stem in. Gebruik intonatie, melodie en pauzes om het brein van je publiek beter te bereiken.
De stem is een onderschat instrument. Weet dat er speciale stem-trainers zijn om je op dit vlak te verbeteren!
Gebruik non-verbale communicatie
Naast je stem is de rest van je lichaam een belangrijk instrument om je boodschap te verduidelijken. Met onbewuste signalen en door duidelijkheid aan te brengen, zoals je dia’s dat ook doen.
Gebruik de juiste gebaren om je verhaal te illustreren – en maak ze groot genoeg.
Word je bewust van de impact die je houding, mimiek, plaats in de ruimte en energie hebben op je publiek – en leer hoe je het krachtiger kunt gebruiken.
Oefen je presentatie voor collega’s en vraag ze hoe jij overkwam. En train met een ervaren presentatie-trainer die je gerichter feedback kan geven en technieken kan aanleren.
Oefen je presentatie meerdere keren
Zorg dat je de laatste dagen voor de tenderpresentatie deze een aantal malen volledig repeteert.
- Leer welke bruggetjes voor jou werken
- Leer de timing van wat je zegt perfect te synchroniseren met je PowerPoint-kliks
- Je weet zeker dat je binnen de tijd zit. Weinig is zo’n afknapper als iemand die zich door zijn dia’s moet haasten, omdat hij niet goed is voorbereid.
Plan voldoende voorbereidingstijd…
Uit al het bovenstaande blijkt wel: om een overtuigende presentatie optimaal voor te bereiden, vraagt specifieke kennis en tijd. Dus begin niet te laat en neem deze fase mee in je planning.
Zodra je bid is ingediend en je op de uitslag wacht, kun je je al beginnen met voorbereiden op de presentatie van je bid (dus met de publieksanalyse).
Want als je pech hebt, dan is je voorbereiding voor niets – net als het schrijven van het bid.
Maar als je aanbod goed genoeg blijkt voor de volgende ronde, ben je spekkoper. Dan heb je een voorsprong van 1 of 2 weken op je concurrenten.
Bereid je voor op je bid-presentatie
Een winnende bid-presentatie heeft niet ‘geluk gehad’ – of ‘gewoon het beste aanbod’. Er komt (veel) meer kijken bij overtuigen dan wat geluk.
Vergroot je potentie om een tender of deal te winnen met een een overtuigende presentatie, door een professionele voorbereiding.
Bovenstaande is een greep uit de presentatietechnieken die wij zelf toepassen in tender- en bid-presentaties. Doe er je voordeel mee.
En wil je weten hoe je er voor staat, vul dan ook onze Readiness Scan in:
Hoe goed is jouw bid-presentatie?
Vul de test in en zie in 2 minuten hoe je er voor staat.
Over de auteur
