Een hand-out is een mooie manier om het effect van je presentatie te verlengen. De vraag is nu, wat zet je er precies in? En hoe zorg je ervoor dat jouw hand-out een waardevolle aanvulling op je presentatie is – waar je publiek ook echt wat aan heeft? En jij zelf ook.
Hand-out, handout, hand out of hands-out…?
Eerst even wat verwarring uit de weg: de (enige) juiste schrijfwijze in het Nederlands is hand-out, dus met een koppelstreepje. De Engelse schrijfwijze is handout, maar hand-out staat in het Nederlandse woordenboek.
Daar zie je gelijk dat we met een hand-out een overzicht op papier van de hoofdpunten van (bijvoorbeeld) een lezing is.
Wat is een hand-out?
Een hand-out is vaak een overzicht (op papier of digitaal) van de hoofdpunten van je presentatie, maar het kan ook een aanvullend document zijn, een prototype, een modelcontract, etc. etc.
Veel mensen denken bij een hand-out gelijk aan de uitdraai van de dia’s op klein formaat, al dan niet met notitie-lijntjes naast de dia’s:
Maar ik ga je uitdagen om dát idee los te laten…!
Waarom deze ‘standaard’ hand-outs niet werken
Je kunt deze natuurlijk snel printen in PowerPoint, maar daarmee maak je ook een wat luie indruk. Het kost minder dan een minuut om je dia’s naar een printer te sturen. Op de dia’s staat niet meer dan hetgeen je vertelt en laat zien.
Daarnaast zijn de dia’s zo klein dat de tekst nagenoeg niet meer te lezen valt. Kortom; help je je publiek hier echt mee?
Degenen die iets meer ervaring met PowerPoint hebben, denken wellicht de oplossing te hebben door een uitdraai te maken van dia’s inclusief de speaker notes. Maar waren die speaker notes nou niet net voor speaker’s eyes only?
Een goede hand-out is een verlenging van je presentatie
Met een goede hand-out verleng je het effect van je presentatie. Die ‘luie’ print van je dia’s doet dat nauwelijks.
Beter geef je je publiek iets waar ze ook ná je presentatie nog wat aan hebben. Omdat het de hoofdpunten nog eens weergeeft, maar ook omdat het ze verder helpt, bijvoorbeeld met extra informatie of vervolgstappen.
Zie de hand-out dus ook als een extra communicatiemoment. Zo maak je één keer impact met je presentatie.
Denk erover wat je publiek wil (of: moet) doen na je presentatie. Willen ze simpelweg nog eens de hoofdpunten nalezen, of kun je ze misschien nog een stap verder helpen?
Denk na over de ideale uitkomst van jouw presentatie en de rol die de hand-out als extra communicatiemoment na je presentatie kan spelen:
- Moeten ze er verder induiken? Geef meer gedetailleerde achtergrondinformatie
- Kun je ze helpen bepaalde concrete stappen te nemen? Verwijs ze naar stappenplannen en tools
- Gaan ze jouw boodschap doorvertellen? Geef ze iets wat hen daarbij helpt.
- Wil je dat ze contact met jou opnemen? Geef ze je contactgegevens.
Een hand-out moet herkenbaar zijn, maar geen slechte kopie van je presentatie. Het is een aanvullend document en maak het waardevol, zodat je ook na je presentatie je effect blijft vergroten.
Dan zou je al twee versies van de presentatie moeten maken…
En dus maak je idealiter een hand-out als aanvulling op je presentatie. Dat hoeft natuurlijk helemaal niet in PowerPoint (al kan dat wel), maar veel mensen kunnen beter overweg met Word of Google Docs om een verzorgd en leesbaar document te maken.
Geef je de hand-out vóór of na je presentatie?
Er is geen regel die stelt dat een hand-out juist voor of na je presentatie moet geven.
Ik vind het logischer om na je presentatie een hand-out uit te delen, omdat ik het zie als een verlengstuk van je presentatie. Je wilt niet voor je presentatie als de highlights van je presentatie uitdelen.
Maar wanneer je met je publiek bijvoorbeeld een document moet doornemen of je wilt dat je publiek je prototype op een bepaalde manier gaat bekijken door wat je ze gaat vertellen in je presentatie, dan deel je die natuurlijk vooraf al uit.
Kortom; wanneer je iets uitdeelt, hangt af van wat je doel ermee is. Deel in ieder geval niet je dia’s vooraf al uit, als je wilt dat mensen blijven luisteren naar je presentatie.
Wat zet je op je hand-out?
Nu we toch weer helemaal met een blanco canvas beginnen, kunnen we de toegevoegde waarde van de hand-out maximaliseren.
Naam en contact-gegevens
Zet ergens op de hand-out je naam en contactgegevens, zodat je publiek jou kan vinden. Je weet niet waar ze je voor willen benaderen. Misschien willen ze je nog eens laten spreken, willen ze je voorstellen aan interessante relatie, of willen ze domweg producten van je kopen!
Welke informatie neem je op? Niet meer dan nodig. Je naam, bedrijfsnaam, e-mail en/of telefoonnummer en website van waaruit ze meer over jou kunnen vinden. Dat kan bijvoorbeeld een linkedin-profiel zijn, een persoonlijke website of een blog waar je regelmatig schrijft. Een foto maakt het geheel wat persoonlijker en helpt ze herinneren wie ze ook weer voor zich hadden.
Je belangrijkste boodschap
Vat kort en bondig (maximaal een halve A4) je belangrijkste boodschap samen. Maak hier (in tegenstelling tot je dia’s) waar mogelijk gebruik van bullets.
Details en cijfermateriaal
Een hand-out is een uitgelezen kans om de details voor geïnteresseerden op te nemen. In je presentatie staat alles ’they need to know’. In je hand-out kun je nog wat ‘nice to know’ informatie opnemen. Voorbeelden zijn: tabellen met verkoopcijfers, grafieken van uitstootemissies, technische productspecificaties, etc. Tijdens je presentatie kun je verwijzen naar de hand-out voor de aanvullende informatie.
Meer lezen?
Als het goed is, heb je een aantal mensen geïnspireerd die meer willen weten over wat je hebt verteld. Geef ze een paar aanknopingspunten in hun zoektocht. Verwijs bijvoorbeeld naar enkele goede boeken of websites. Walk that extra mile en geef ook aan wat jij er zo waardevol aan vindt.
Kenmerkende visuals
Gebruik een paar van de kenmerkende beelden die je in je presentatie ook hebt gebruikt. Dit helpt bij de herkenning en geeft een professionele en verzorgde ondersteuning van je totale boodschap. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een heel sprekende foto of een centrale grafiek.
Call to action
En als je een Call to Action hebt, dan herhaal je die op je hand-out natuurlijk. Zeker als je een sales-presentatie geeft. Je maakt het ze makkelijk door de stap die je wilt die ze gaan zetten, eenvoudiger te maken. Geef ze de relevante informatie om de gewenste stap te zetten.
Hoe lang is je hand-out?
Je hebt genoeg inhoud nodig om je punt duidelijk over te brengen. Maar mensen zitten meestal niet te wachten op een lang document.
Dus: zo lang als nodig is, zo kort als kan. In mijn werk als presentatie-specialist heb ik hele goede hand-outs gezien van één pagina, maar ook van 12 kantjes tekst.
Vormgeving
Natuurlijk zorg je ervoor dat je handout er net zo verzorgd uitziet als de dia’s die je voorbereid hebt! Door dezelfde huisstijl te gebruiken maak je niet alleen een professionele indruk, het maakt de herkenbaarheid ook groter.
Neem in je hand-out ook belangrijke en centrale graphics en beelden op, die mensen zich herinneren van je presentatie.
Prints of digitaal?
Het is steeds gebruikelijker om digitale hand-outs uit te delen. Voor veel mensen is een digitale versie ook makkelijker op te slaan. En het maakt het makkelijker om hyperlinks naar bijvoorbeeld een website of video op te nemen.
En tegenwoordig maak je in Word of PowerPoint zelf al eenvoudig een fraaie pdf.
Tip: Geen contactgegevens van je publiek? Gebruik een QR code!
Wanneer je geen contactgegevens van je publiek hebt en toch digitale hand-out wilt uitdelen, kun je aan het einde van je presentatie een QR-code in beeld zetten die je je publiek kunt laten scannen. Daar kunnen ze dan de hand-out downloaden of hun gegevens achter laten.
Haal meer uit je hand-out
Laat het idee van het ‘printje’ met kleine dia’s op elke pagina los. Probeer je hand-out als waardevolle aanvulling op je presentatie te zien.
Door er even over na te denken waar je na je presentatie je publiek nog mee kunt helpen, kun je na je presentatie nog effect hebben. Het vraagt even wat extra werk, maar je zult je er positief mee onderscheiden en je publiek zal er blij mee zijn.
